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Irgend­wann in „grauer Vor­zeit“ habe ich eine Aus­bil­dung als Qua­lity Mana­ger gemacht und dafür in Prü­fun­gen sogar beein­dru­ckende Diplome erwor­ben. Ich habe mir vor­ge­stellt, dass diese Aus­bil­dung eine ideale Grund­lage für meine wei­tere beruf­li­che Ent­wick­lung sein könnte. Es gab sogar Gesprä­che mit ein paar Fir­men, wo ich mich als Qua­li­ty­ma­na­ger oder Qua­li­täts­be­auf­trag­ter bewarb.

Inzwi­schen weiss ich es bes­ser. Qua­lity Mana­ger wäre kein Job für mich. In der Theo­rie ist die Arbeit unheim­lich inter­es­sant. Man ist in der Lage auf­grund sei­nes Wis­sens und har­ter Arbeit inten­siv am Erfolg eines Unter­neh­mens mitzuarbeiten.

In der Pra­xis sieht das Berufs­bild lei­der oft anders aus. Gut aus­ge­bil­dete Mit­ar­bei­ter, die oft sowohl über Metho­den­kom­pe­tenz wie auch über Fach­kom­pe­tenz ver­fü­gen ver­zwei­feln. Sie arbei­ten mit den Mit­ar­bei­tern die Pro­zesse aus, doku­men­tie­ren sie, opti­mie­ren Sie in Dis­kus­sion mit den ver­schie­de­nen Anspruchs­trä­gern, publi­zie­ren die Resul­tate und stel­len dann fest, dass der Pro­zess so nicht umge­setzt wird, weil er in IT nicht abbild­bar ist, oder ein­fach weil „man es schon immer anders gemacht hat“. Ein des­il­lu­sio­nier­ter QM sagte mir ein­mal: „ich komme mir oft wie ein Eunuch vor. Ich weiss wie es geht, aber ich habe kein funk­ti­onnie­ren­des Werk­zeug um das Wis­sen auch umzusetzen.“

Heute gibt es längst ent­spre­chende Werk­zeuge die den gan­zen Qua­lity Cir­cle (von Ist-Prozessaufname über Sollprozess-Evaulation zu auto­ma­ti­sier­ter Pro­zess­um­set­zung und Pro­zess­aus­wer­tung (-Moni­to­ring) einen Qua­lity Mana­ger unterstützen.

Nach wie vor ist es wich­tig, den Ist­pro­zess zu ken­nen und doku­men­tie­ren. Er bil­det die Basis auf der Opti­mie­rung statt­fin­den kann und Fun­da­ment für jede wei­tere Aus­wer­tung in wie­fern eine Opti­mie­rung auch Erfolg­reich war. Dar­auf basiert eine Eva­lua­tion des Soll­pro­zes­ses. Hier exis­tie­ren zwei ver­schie­dene Ansätze. Wäh­rend die einen Fir­men basie­rend auf Simu­la­ti­ons­tools arbei­ten und auf­grund gemes­se­ner — und oft auch geschätz­ter — Zah­len einen opti­mier­ten Pro­zess dar­stel­len gehen andere gleich in Medias Res und set­zen zunächst mit einem geeig­ne­ten Tool den Ist­pro­zess um und eva­lu­ie­ren damit via BAM (Busi­ness Activity Moni­to­ring) reale Aus­führ­zei­ten und Eng­pässe. Beide Ansätze haben Vor– und Nachteile…

Spä­tes­tend aber wenn ein Soll­pro­zess gefun­den wurde (ggf. auch voll­kom­men ohne Software-Unterstützung) kann nun Pro­zess­um­set­zung in Tools erfol­gen. Es geht bei den meis­ten ent­spre­chen­den Soft­ware­pro­dukte nicht darum beste­hende Funk­tio­na­li­tät, etwa aus ERP, CRM oder ande­ren Software-Applikationen nach­zu­bil­den. Ihr Ziel ist viel­mehr, den Pro­zess­ab­lauf zu steu­ern und im Pro­zess­ab­lauf auf ver­schie­dene Appli­ka­tio­nen (und deren Funk­ti­ons­weise) zuzu­grei­fen. Typi­sche Inter­ak­ti­ons­mit­tel sind dabei Web­ser­vices, SOAP oder Daten­bank­zu­griffe (ODBC/JDBC) aber auch die Nut­zung von stan­dar­di­sier­ten Schnitt­stel­len­pro­gram­men, wel­che beste­hende API´s in Ziel– und Quel­lappli­ka­tio­nen bedie­nen wer­den ein­ge­setzt. Soweit die tech­ni­sche Umsetzung.

Wenn wir nun auf den Aus­gangs­punkt zurück­kom­men; die „Eunu­chen“. Durch den Ein­satz sol­cher Prozesssteuerungs-Tools (ich nenne sie absicht­lich nicht Workflow-Tools weil sie eben durch­aus mehr umfas­sen kön­nen — und soll­ten) bekommt der Eunuch nun ein Werk­zeug mit denen die Resul­tate sei­ner Arbeit zur Rea­li­tät wer­den. Inter­es­sant dabei ist natür­lich, dass dies womög­lich man­che Qua­li­täts– und Pro­zess­ver­ant­wort­li­che gar nicht wol­len könn­ten, weil damit auch nach­voll­zieh­bar würde wie die Qua­li­tät ihrer eige­nen Arbeit ist…

Um das klar zu sagen. Auch wenn Qua­lity Manage­ment nicht mein Berufs­wunsch ist. Ich habe grosse Hoch­ach­tung vor jenen, wel­che diese Arbeit tun, vor allem jenen, wel­che sich den Enthu­si­as­mus bewahrt haben und wirk­lich etwas posi­tiv ver­än­dern wollen.

Wie­der ein­mal bin ich über die Seite eines Software-Anbieters gestol­pert, der davon sprach, dass seine Soft­ware nun mit Work­flow aus­ge­stat­tet sei und somit eine BPM-Lösung darstelle.

Bitte Jungs — lasst die Kir­che im Dorf!

Wenn ein DMS Doku­mente durch die Firma jagt, dann ist das Doku­men­ten­flow — auch wenn man unter­stel­len kann, dass jemand etwas an den Doku­men­ten bear­bei­ten könnte. Work­flow meint, dass Arbei­ten „durchs Haus flit­zen“ — dass also Auf­ga­ben zuge­wie­sen wer­den und anschlies­send an andere Betei­ligte wei­ter­ge­lei­tet wer­den, sei es an Per­so­nen zur wei­te­ren Bear­bei­tung und oder Kon­trolle, sei es an eine Maschine, die die Daten in ihrem Sys­tem „ein­baut“. Natür­lich kann dabei auch ein Doku­ment eine Rolle spie­len, aber wie eine Fuss­ball keine Mon­dra­kete ist (obwohl er sich bei geeig­ne­tem Antrieb auch ein Stück vom Erd­bo­den erhebt) ist ein Doku­men­ten­ver­teil­sys­tem noch lange kein Work­flow. Und es gibt durch­aus Arbei­ten die keine Doku­mente brauchen…

Dann noch die Geschichte mit dem BPM. Das ist auch so eine Sache. Eng­li­sche Abkür­zung — also per se etwas exo­tisch. BPM — Busi­ness Pro­cess Manage­ment heisst zu Deutsch Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment. Es geht hier nicht darum, dass eine Soft­ware einen Pro­zess abbil­den oder unter­stüt­zen kann. Das kann auch ein Text­edi­tor. Es geht darum Geschäfts­pro­zesse zu Mana­gen und das heisst nach Deming dann eben, dass die ganze Übung als Kreis­lauf gese­hen wird: Plan — Do — Check — Act — Plan — Do …

Mit ande­ren Wor­ten, es geht darum Arbei­ten nicht ein­fach zufäl­lig zu machen, son­dern um eine bewusste Aus­rich­tung einer Firma (und des Manage­ments) auf eine Arbeits­weise nach der wich­tige Arbeits­fol­gen (Pro­zesse) zunächst unter­sucht und geplant wer­den — anschlies­send aus­ge­führt — über­wacht (für die­je­ni­gen wel­che zu viel Orwell gele­sen haben „ge-monitort“) wer­den und wo dann auf­grund der dar­aus gewon­ne­nen Erkennt­nisse auch wie­derum Akti­vi­tä­ten ergrif­fen wer­den (das kann vom Ein­stel­len zusätz­li­cher Mit­ar­bei­ter über Umver­tei­lun­gen bis hin zu bau­li­chen Mass­nah­men oder ein­fach der Anschaf­fung ande­rer Arbeits­hilfs­mit­tel oder von klei­nen Ver­än­de­run­gen von Arbeits­ab­läu­fen gehen).

Wenn ein Soft­ware­tool nun nur einen Punkt aus die­sem Ablauf — zum Bei­spiel das „Do“ unter­stützt, dann ist es genauso wenig ein BPM Tool wie ein Word oder Excel — und das­selbe gilt natür­lich auch für die Anbie­ter von „Check“ — Tools — zum Bei­spiel „Cock­pits“ oder „B.I. — Tools“. BPM — Soft­ware ist Soft­ware wel­che auf alle 4 Anfor­de­run­gen eine pas­sende Ant­wort parat hat.

Wo mei­ner Mei­nung nach die meis­ten BPM-Software-Produkte heute selbst noch kran­ken ist beim Bewusst­sein, dass auch die BPM selbst wie­derum ein Pro­zess ist. Liebe Anbie­ter: „Es müsste doch mög­lich sein, den Pro­zess des Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ments von der Pla­nung bis hin zum Moni­to­ring, inklu­sive Change Manage­ment auch als Pro­zess zu begrei­fen und in Euren Pro­duk­ten auch abzubilden“?

Ein über­zeu­gen­der Ansatz dazu ist mir lei­der bis­lang noch nicht begeg­net. Wer einen kennt: bitte melden!