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Der Markt für elek­tro­ni­sche Beschaf­fungs­lö­sun­gen ist heute gross und unüber­sicht­lich. Jedes Jahr drän­gen neue Sys­teme auf den Markt und alte ver­schwin­den. Dies hängt nicht zuletzt oft damit zusam­men, dass der Ver­kauf von eProcurement-Software „har­tes Brot“ und der rea­li­sier­bare Dienst­leis­tungs­an­teil oft eher beschei­den ist. Bei­spiele mit Imple­men­tie­rungs­fris­ten von ein paar Wochen sind durch Suc­cess Sto­ries ver­schie­de­ner Anbie­ter hin­läng­lich bekannt.

Schon rela­tiv kurze Zeit nach Ein­füh­rung stel­len viele Nut­zer von eProcurement-Lösungen fest, dass sie irgend­wann an Gren­zen der Para­me­tri­sier­bar­keit stos­sen. Dann wird ent­we­der viel Geld für indi­vi­du­elle Anpas­sun­gen und Erwei­te­run­gen aus­ge­ge­ben, wel­che die Release­fä­hig­keit nach­hal­tig gefähr­den, oder sie sind gezwun­gen, für Indi­vi­dual­wün­sche zusätz­li­che Software-Tools ein­zu­set­zen. Hier ein Supplier Res­source Management-Produkt, da eine Aus­schrei­bungs­soft­ware und dort eine Lieferanten-Bewertungs-Datenbank. Beide Ansätze füh­ren in vie­len Unter­neh­men zu kei­nem befrie­di­gen­den Ergeb­nis. Auf eine tat­säch­li­che Alter­na­tive kommt man jedoch, wenn man das Thema ePro­cu­re­ment abstrahiert.

Wenn man sich vor­stellt, eine eProcurement-Software zu ent­wi­ckeln, dann braucht es bestimmte Bau­steine: Zunächst wer­den Kata­log­da­ten­ban­ken benö­tigt, aus denen die zu beschaf­fen­den Güter aus­ge­wählt wer­den kön­nen. Hinzu kommt eine umfas­sende Rol­len­ver­wal­tung, die besagt, wel­cher Anwen­der wel­che Güter beschaf­fen, frei­ge­ben, visie­ren, ent­ge­gen­neh­men und even­tu­ell ihre Qua­li­tät bewer­ten darf. Ergän­zende Stellvertreter-, Rou­ting– und Informations-Funktionen beschrei­ben zudem, wel­che wei­te­ren Auf­ga­ben den betref­fen­den Rol­len­in­ha­bern zuge­wie­sen sind.

Selbst­ver­ständ­lich sind auch Schnitt­stel­len zu vor– und nach­ge­la­ger­ten Sys­te­men not­wen­dig, um eine medi­en­bruch­freie Daten­ver­ar­bei­tung und –aus­wer­tung sicher­zu­stel­len — von der Über­mitt­lung von Bestel­lun­gen und den zuge­hö­ri­gen Finanz­da­ten bis hin zu aus­sa­ge­kräf­ti­gen Auswertungsmöglichkeiten.

Sieht man von den Kata­log­da­ten­ban­ken ab, so stel­len diese benö­tig­ten Bau­steine einen Teil der Ele­mente einer Busi­ness Pro­cess Manage­ment Engine dar. BPM Engi­nes, die nicht nur Geschäfts­pro­zesse auf­zeich­nen, son­dern diese auch auf Knopf­druck in aus­führ­ba­ren Pro­gramm­code über­füh­ren, haben das­selbe Leis­tungs­spek­trum. Sie ver­wal­ten, grei­fen auf Rol­len zu, wei­sen Auf­ga­ben zu, bin­den Umsys­teme ein und machen alle Pro­zess­schritte nachvollziehbar.

Man­che Her­stel­ler lie­fern Tem­pla­tes aus, die Beschaf­fungs­pro­zesse dar­stel­len, aber im Rah­men der Imple­men­tie­rung beim Kun­den voll­stän­dig auf seine Bedürf­nisse und die vor­herr­schende IT-Umgebung ange­passt wer­den können.

Gute Sys­teme brau­chen dabei kaum oder gar keine Pro­gram­man­pas­sun­gen, son­dern las­sen sich ein­fach para­me­tri­sie­ren. Ein wich­ti­ger Vor­teil die­ses Ansat­zes ist, dass eine BPM Engine es nicht bei den Beschaf­fungs­pro­zes­sen belässt. Soll das eigent­li­che Pro­cu­re­ment auch um angren­zende Abläufe ergänzt wer­den, läuft die BPM Engine zur Best­form auf. Egal, ob es sich um Pro­zesse zur Lie­fe­ran­ten­be­wer­tung, Prü­fung und Aus­schrei­bung han­delt, oder um Abläufe aus ganz ande­ren Geschäfts­be­rei­chen wie Ver­trieb, HR, Pro­duk­tion oder Pla­nung. Zudem beherrscht eine pro­fes­sio­nelle BPM Engine natür­lich auch die Ein­bin­dung exter­ner Kata­log­da­ten­ban­ken, egal ob vom Lie­fe­ran­ten in CD-Form gelie­fert oder über Inter­net als Web­ser­vice zur Ver­fü­gung gestellt. Damit kann die Pflege ent­spre­chen­der Kata­log­da­ten beim Lie­fe­ran­ten erfol­gen.
Wie müsste nun ein Beschaf­fungs­pro­zess für C-Teile im Rah­men einer BPM Engine aus­se­hen? Hier ein Beispiel:

1) Der Bestel­ler greift auf einer ein­heit­li­chen Maske wahl­weise auf Lie­fe­ran­ten­ka­ta­loge im Inter­net oder auf loka­lem Daten­trä­ger, die eigene ERP oder lokale Kata­log­soft­ware–
Lösun­gen zu. Die Rol­len– und Rech­te­ver­wal­tung der BPM Soft­ware stellt dabei sicher, dass der Bestel­ler nur auf die Arti­kel zugrei­fen kann, die er auch bestel­len darf.

2. Gibt es meh­rere Lie­fe­ran­ten für ein Pro­dukt, so kann sich der Bestel­ler die ver­schie­de­nen Ange­bote mer­ken und ggf. in einer Ober­flä­che mit­ein­an­der ver­glei­chen. Ist dies nicht der Fall, kann die­ser Schritt auch über­sprun­gen werden.

3. Der Bestel­ler stellt die von ihm gewähl­ten Arti­kel in einen Waren­korb, der ihm vom BPM Tool zur Ver­fü­gung gestellt wird. Die hier ein­ge­stell­ten Arti­kel, Men­gen etc. kann er selbst­ver­ständ­lich jeder­zeit ändern. Durch die Ver­wen­dung stan­dar­di­sier­ter For­mate, wie sie heute üblich sind (z.B. BME­Cat) ist sicher­ge­stellt, dass die Daten rich­tig erkannt und wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den können.

4. Der Bestel­ler schliesst die Bestel­lung ab und je nach Anfor­de­run­gen wird im Rech­nungs­we­sen das vor­han­dene Rest­bud­get auf der Kos­ten­stelle, aus der Lager­ver­wal­tung even­tu­ell vor­han­dene Abruf­auf­träge dar­ge­stellt und ver­gli­chen oder even­tu­ell noch an Lager befind­li­che, glei­che Arti­kel ermittelt.

5. Anschlies­send wird abhän­gig von der Berech­ti­gung des Bestel­lers sowie von Art und Preis, der gewähl­ten Arti­kel an einen Vor­ge­setz­ten, Kos­ten­stel­len­lei­ter, fach­li­chen Exper­ten (z.B. IT für Soft– & Hardware-Bestellungen) wei­ter­ge­lei­tet. Diese kön­nen berech­ti­gen, ggf. wei­ter eska­lie­ren, ableh­nen oder Bestell­men­gen anpas­sen. Meh­rere gestaf­felte oder par­al­lele Frei­ga­be­stu­fen sind möglich.

6. Die Bestel­lung wird an den Ein­kauf wei­ter­ge­ge­ben oder gleich an den Lie­fe­ran­ten gesendet.

7. Beim Waren­ein­gang nimmt der Lage­rist die Ware ent­ge­gen und lei­tet sie ggf. zur Qua­li­täts­prü­fung wei­ter und benach­rich­tigt zugleich den Emp­fän­ger elek­tro­nisch über den Ein­gang. Die Daten wer­den zugleich auch im gewünsch­ten Detail­lie­rungs­grad an die ERP-Software übergeben.

Die genann­ten Funk­tio­nen beherrscht eine gute eProcurement-Lösung selbst­ver­ständ­lich auch. Schon etwas kniff­li­ger wird das Ganze, wenn im Beschaf­fungs­pro­zess auto­ma­ti­siert Ange­bote (ggf. unter Bei­fü­gung von Zeich­nun­gen o.ä.) ein­ge­holt und ein­ge­gan­gene Ange­bote wie­derum in das Sys­tem inte­griert wer­den sollen.

Sol­len ggf. Bestel­lun­gen von ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen oder Toch­ter­fir­men gar zusam­men­ge­fasst wer­den, um bes­sere Kon­di­tio­nen zu errei­chen, oder aber auto­ma­ti­siert Alter­na­tiv­pro­dukte vor­ge­schla­gen wer­den, bei wel­chen beson­dere Jah­res­ab­schlüsse zu güns­ti­ge­ren Kon­di­tio­nen füh­ren, strei­chen viele Lösun­gen genauso die Segel wie bei der Beschaf­fung von A– und oder B-Teilen.

Genau hier kom­men die Stär­ken einer Lösung zum Tra­gen, die ihre Pro­zesse den Bedürf­nis­sen der Benut­zer zu 100% anpas­sen kann, ohne dabei Upgrade­bar­keit zu ver­lie­ren oder rie­sige Ent­wick­lungs­kos­ten zu ver­ur­sa­chen. Gute BPM Engi­nes sind dabei in der Lage, etwa 90% aller Anfor­de­run­gen umzu­set­zen, ohne dass eine Zeile Pro­gramm­code geschrie­ben wer­den müsste. Natür­lich soll nicht ver­schwie­gen wer­den, dass die Ein­füh­rung einer Stan­dard­soft­ware schnel­ler und in vie­len Fäl­len auch güns­ti­ger ist. Dies wird aber mit den genann­ten Ein­schrän­kun­gen an Fle­xi­bi­li­tät und Aus­bau­bar­keit bezahlt. Es gilt in jedem Fall Vor– und Nach­teile gegen­ein­an­der abzu­wä­gen. Nur dann kann eine kurz– und lang­fris­tig opti­male Lösung gefun­den werden.