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Der Nut­zen von ana­ly­ti­schen BPM-Werkzeugen liegt neben der Doku­men­ta­tion in der Ana­lyse der Pro­zess­land­schaft einer Unter­neh­mung. Nur wer seine Pro­zesse kennt ist in der Lage die not­wen­di­gen Schlüsse zu zie­hen um sie in Bezug auf Qua­li­tät, Kos­ten und Durch­lauf­zeit zu opti­mie­ren und dar­auf basie­rend Res­sour­cen zu pla­nen und gezielt ein­zu­set­zen. Ver­schie­dene am Markt ver­füg­bare ana­ly­ti­sche BPM Soft­ware­pro­dukte wur­den mit unter­schied­li­chem Ziel­fo­kus für unter­schied­li­che Unter­neh­mens­an­for­de­run­gen erstellt.Die Erfah­rung vie­ler Pro­jekte hat d gezeigt, dass Doku­men­ta­tion (mit der ent­spre­chen­den Dar­stel­lung und Mög­lich­keit zur Kom­men­tie­rung) und Ana­lyse wich­tige Schritte dar­stel­len. Die Resul­tate einer ein­ge­hen­den Ana­lyse der Pro­zess­land­schaft einer Unter­neh­mung ergibt dabei zuwei­len über­ra­schende Ergeb­nisse. Diese Ergeb­nisse müs­sen aber zu einer Ver­än­de­rung der Orga­ni­sa­tion füh­ren. Es reicht nicht zu wis­sen, dass etwas sub­op­ti­mal läuft — es ist not­wen­dig eine Ver­bes­se­rung gezielt herbeizuführen.

Hier schei­tern Orga­ni­sa­to­ren und Pro­zess­ma­na­ger oft an der Beharr­lich­keit der Orga­ni­sa­tion. Mit­ar­bei­ter sind sich daran gewöhnt Dinge auf eine bestimmte Art zu tun und selbst beim bes­ten Wil­len aller Betei­lig­ten ent­wi­ckeln sich Pro­zess­ver­bes­se­rung, sobald das Augen­merk nicht mehr auf ihnen liegt, oft wie­der zurück in den Zustand vor der Optimierung.

Um sicher­zu­stel­len dass Pro­zesse so gelebt wer­den, wie es den Erfor­der­nis­sen einer Orga­ni­sa­tion ent­spricht ist es hilf­reich den Mit­ar­bei­tern ent­spre­chende Leit­plan­ken an die Hand zu geben die sicher­stel­len, dass die Pro­zesse opti­miert ablau­fen. Das ein­fa­che Vor­han­den­sein einer Doku­men­ta­tion reicht dazu oft nicht. Opti­mierte Pro­zesse müs­sen mit Informatik-Mitteln umge­setzt wer­den. Dies leis­ten BPM/Workflow-Lösungen wel­che Pro­zesse abbil­den und dabei sowohl die User-Schnittstelle in Form von Bild­schirm­mas­ken wie auch die Appli­ka­ti­ons­in­te­gra­tion in die beste­hende Soft­ware­land­schaft sicherstellt.

Auf­ga­ben wer­den in die Auf­ga­ben­lis­ten der Betei­lig­ten ein­ge­stellt, alle benö­tig­ten Daten wer­den zum rich­ti­gen Zeit­punkt in einer Maske dar­ge­stellt, wel­che auch Ein­ga­ben ent­ge­gen­nimmt und anschlies­send in den beste­hen­den Soft­ware­sys­te­men ver­ar­bei­tet. Der Wech­sel zwi­schen ver­schie­de­nen Cli­ents ent­fällt für den Mit­ar­bei­ter und durch eine mit­lau­fende Pro­zess­über­wa­chung besteht die Mög­lich­keit aus rea­len Pro­zess­da­ten wei­tere Schlüsse für die Umset­zung eines kon­ti­nu­ier­li­chen Ver­bes­se­rungs­pro­zes­ses (KVP) zu ziehen.

Erst wenn somit sicher­ge­stellt wird, dass der User in der Aus­füh­rung des Pro­zes­ses opti­mal unter­stützt wird kann auch sicher­ge­stellt wer­den, dass durch eine ent­spre­chend hohe User­ak­zep­tanz der opti­mierte Pro­zess auch tat­säch­lich „zum Leben erweckt“ wird.