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Stel­len sie sich den Pro­zess in einer grös­se­ren Unter­neh­mung vor: ein neuer Geschäfts­füh­rer über­nimmt das Ruder oder das Fir­men­logo wurde über­ar­bei­tet, viel­leicht zieht die Firma auch um. Das ist ansich schon ein Kraft­akt für eine Firma die gan­zen Fol­ge­kos­ten und Fol­ge­auf­wände aber erkennt man nur dann, wenn man so etwas ein­mal mit­er­lebt hat.

In der Firma gibt es je nach der Anzahl der Mit­ar­bei­ter tau­sende von Word-Vorlagen. Eine für Mahn­schrei­ben, eine für Pro­spekt­ver­sand, eine Absage für Bewer­ber… und sehr oft ist es ja nicht nur eine, ver­schie­dene Mit­ar­bei­ter haben unter­schied­li­che Vor­la­gen mit unter­schied­li­chen Kon­takt­ver­mer­ken oft noch in unter­schied­li­chen Spra­chen und für unter­schied­li­che Dru­cker. Soll ein Schrei­ben als Anhang für ein E-Mail ver­wen­det wer­den muss der Brief­kopf mög­lichst far­big mit ins pdf inte­griert wer­den, wird auf dem gros­sen Prin­ter mit dem Fir­men­pa­pier aus­ge­druckt darf kein Logo mit aus­ge­druckt wer­den und wenn auf einem Schwarz­weiss — Dru­cker aus­ge­druckt wird sollte das Logo mög­lichst in einer dafür opti­mier­ten Form ein­ge­druckt wer­den. Ändert sich nun etwas, was auf allen die­sen Papie­ren vor­ge­hal­ten wer­den müsste, wie bei­spiels­weise die Absen­de­r­adresse oder der Name des CEO dann bedeu­tet dies einen rie­si­gen Auf­wand und es kann nur bedingt sicher­ge­stellt wer­den, dass die Ände­rung in allen Vor­la­gen auch wirk­lich vor­ge­nom­men wird.

Ein fal­scher Geschäfts­füh­rer auf dem Brief­pa­pier mag ja ärger­lich sein, befin­den wir uns aber im öffent­li­chen Umfeld wo bei­spiels­weise im Rah­men von Ver­fü­gun­gen der aktu­elle Geset­zes­text der Rechts­be­leh­rung in einen Ent­scheid mit ein­ge­druckt wer­den muss. Ist der Schritt zur Wich­tig­keit getan. Ein fior­mal fal­scher Bescheid ist anfecht­bar und in vie­len Fäl­len schlicht­weg ungül­tig. Hat sich nun ein Para­graph in einem Doku­ment basie­rend auf neuer Gesetz­ge­bung geän­dert und Bescheide wer­den mit alten Inhal­ten ver­sandt bedeu­tet dies im „schlimms­ten Falle“, dass Ent­scheide ungül­tig sind und sich Gerichte damit befas­sen müssen.

Denkt man in Pro­zes­sen, so ist der Fall ansich ein­fach. Es wird ein­fach ein Pro­zess auf­ge­setzt der alle Mit­ar­bei­ter infor­miert, wel­che Anpas­sun­gen an den Vor­la­gen zu machen sind, diese bestä­ti­gen den Voll­zug zurück und in der „bes­ten aller mög­li­chen Wel­ten“ ist das Pro­blem gelöst. Aller­dings nur in der. Was dabei nicht aus­ser Acht gelas­sen wer­den darf ist, dass damit jeder Mit­ar­bei­ter einer Unter­neh­mung, wel­cher eigene Vor­la­gen benutzt Zeit dar­auf ver­wen­det hat diese alle anzu­pas­sen. Die dabei ent­ste­hen­den Feh­ler kann man sich vorstellen.

Hier ist es sinn­voll, wenn man, auch in einem BPM­blog, ein­mal das Den­ken in Pro­zes­sen bei­seite lässt und die Phan­ta­sie ein­schal­tet. Was wäre denn das Ziel? Ziel wäre doch, dass eine ent­spre­chende Anpas­sung genau an EINEM Ort von EINER Per­son vor­ge­nom­men wer­den würde und diese dann auf alle Vor­la­gen bei allen Mit­ar­bei­tern in allen Spra­chen Aus­wir­kun­gen hätte — und das nur in denen, wo dies auch sinn­voll und not­wen­dig ist.

Heu­reka! Ich habe die Soft­ware, wel­che genau das macht, an der Cebit 2008 gefun­den. Officeat­work ist ein Pro­dukt einer klei­nen, aber fei­nen schwei­ze­ri­schen Soft­ware­schmiede, die genau dies Pro­blem löst. Ich bin begeis­tert und mass­los über­rascht, dass dies eine kleine schwei­zer Firma erfin­den musste, weil eine grosse ame­ri­ka­ni­sche die mit dem Buch­sta­ben „M“ beginnt dazu nicht in der Lage war…

Die Lösung wird mit einer Online-Demo unter http://www.officeatwork.ch/pages/products/de_onlinedemos.html dar­ge­stellt. Sie kann das beschrie­bene übri­gens nicht nur mit Word son­dern auch mit Powerpoint.

Las­sen Sie mich Ihre Ein­drü­cke wis­sen. Ich freue mich auf Ihr Feedback.