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Die Grund­idee hin­ter BPM — Busi­ness Pro­cess Manage­ment — ist natür­lich, dass sich eine Firma oder Orga­ni­sa­tion gesamt­heit­lich auf Geschäfts­pro­zess­ma­nage­ment aus­rich­tet. Wie Qua­lity Manage­ment oder viele andere wich­tige The­men in einer Orga­ni­sa­tion kann ein sol­cher Ansatz nur dann wirk­lich erfolg­reich sein, wenn sich eine Orga­ni­sa­tion gesamt­heit­lich daran aus­rich­tet. BPM ist wie Qua­lity Manage­ment „Chef­sa­che“ die „von oben“ getra­gen und unter­stützt wer­den muss.

Diese Aus­sage wird man so — oder so ähnlich — in jedem gän­gi­gen Buch über Busi­ness Pro­cess Manage­ment lesen kön­nen. Sie ist rich­tig — aber in Hin­blick auf die IT Umset­zung nicht ganz vollständig.

Ja, es ist kor­rekt. Eine Firma wird den opti­ma­len Nut­zen dann haben, wenn sie alle ihre Pro­zesse beherrscht, sie kennt, sie optimiert…

Lei­der ist dies für viele Fir­men und Orga­ni­sa­tio­nen kurz­fris­tig keine Option. Es ist nicht die Kern­auf­gabe einer Orga­ni­sa­tion ihre Pro­zesse zu opti­mie­ren. Fir­men pro­du­zie­ren, ent­wi­ckeln, ver­kau­fen oder erbrin­gen Dienst­leis­tun­gen… Dabei ist es selbst­ver­ständ­lich ein Kos­ten­vor­teil, wenn die dahin­ter­ste­hen­den Pro­zesse opti­miert sind. Doch nie­mand wird sein Geschäft ein Jahr lang schlies­sen kön­nen um sich ein­fach ein­mal um seine Pro­zesse zu küm­mern. Somit ist Pro­zess­aus­rich­tung und –Auto­ma­ti­sie­rung in der Pra­xis eigent­lich immer ein „schlei­chen­der Prozess“.

Für die Aus­wahl der ers­ten Pro­zesse wel­che auf­ge­nom­men, opti­miert und in Soft­ware umge­setzt wer­den sol­len gibt es ver­schie­dene Ansatz­punkte. In man­chen Fir­men geht man davon aus, dass die opti­male Wahl Pro­zesse sind, deren Wert­schöp­fung für die Unter­neh­mung beson­ders gross sind und wo eine Opti­mie­rung die gröss­ten Aus­wir­kun­gen zei­gen kann. Andere fin­den es sinn­voll, Pro­zesse zu wäh­len, die beson­ders schwie­rig sind und wo aktu­ell die gröss­ten Pro­bleme beste­hen. Wie­der andere Fir­men ent­schei­den sich spon­tan für irgend­wel­che Sup­port­pro­zesse wie „Spe­sen­pro­zess“, „Urlaubs­an­trag“ oder „Ein­tritt neuer Mit­ar­bei­ter“. Geschieht dies aus der Über­le­gung, dass man sich hier am ehes­ten ein „Ver­sa­gen“ des Ansat­zes leis­ten kann, so ist dies nach­voll­zieh­bar. Wird dies aller­dings als ers­ter Schritt für eine Pro­zess­ori­en­tie­rung der Firma gese­hen, so zeigt meine Erfah­rung, dass die­ser Ansatz in einer gros­sen Zahl der Fälle direkt aufs Abstell­gleis führt.

Die Umset­zung eines Spe­sen­pro­zes­ses oder auch eines Urlaubs­an­tra­ges wird sich kaum je finan­zi­ell loh­nen. Viel­mehr ist es so, dass man sich für die Inves­ti­tion in Soft­ware und Bera­tung zur Umset­zung eines ent­spre­chen­den Pro­zes­ses bequem einen pri­va­ten Kurier­dienst besor­gen könnte, der die Spe­sen­an­träge durchs Haus trägt und Vor­ge­setz­ten und Buch­hal­tung über­mit­telt. Ein Lern­ef­fekt für die Orga­ni­sa­tion ist damit auch nicht wirk­lich erreich­bar. Es ist nur irgend eine Maske wo man Spe­sen ein­trägt. Statt in Excel wird dann ein ande­res For­mu­lar aus­ge­füllt. Sonst ändert sich für den Mit­ar­bei­ter nichts.

Es kann durch­aus Sinn machen kleine Pro­zesse umzu­set­zen. Aller­dings muss dabei sicher­ge­stellt wer­den, dass die Wert­schöp­fung für die Orga­ni­sa­tion ein ent­spre­chen­des Pro­jekt recht­fer­tigt. Es kann durch­aus sein, dass der erste Pro­zess noch nicht „Geld ver­dient“ — wenn er aber per­ma­nent kos­tet ist womög­lich das Abschal­ten des auto­ma­ti­sier­ten Pro­zes­ses sinnvoller.

Die opti­male Wahl eines Pro­zes­ses zum Anfan­gen ist für unter­schied­li­che Fir­men sehr ver­schie­den. Grund­lage der Ent­schei­dung sollte sein:

1. Es muss mit der Umset­zung auch eine mone­täre eine Wert­schöp­fung für die Firma einhergehen.
2. Mög­lichst viele Per­so­nen soll­ten im Pro­zess auch invol­viert wer­den und das auch spü­ren. Nur so ist ein Lern­ef­fekt für die Orga­ni­sa­tion erreichbar.
3. Die Pro­zess­um­set­zung muss eine beste­hende „pain“ — also irgend­et­was, was aktu­ell im Argen liegt, behe­ben. So kann Pro­zess­aus­rich­tung von den betrof­fe­nen Per­so­nen auch als posi­tiv emp­fun­den werden.

Sind diese Vor­aus­set­zun­gen erfüllt ist eine Basis zur schritt­wei­sen Pro­zes­s­au­to­ma­ti­sie­rung in einer Firma gelegt.